Den Arbeitsalltag digitalisieren

Papierloses Büro

Von Urlaubszetteln über Stundenbuchung auf Papier bis hin zu Zetteln mit Passwörtern, welche an die Monitore geklebt werden sowie einem totalen Chaos auf den Fileservern.

In fast jedem älteren Büro trifft man auf Prozesse, bei denen man zuerst die Stirn runzelt und sich danach am liebsten eine Face-Palm geben würde. Dabei ist es oft nicht so schwer, den ersten Schritt zu machen, wenn man weiß wie.

Hier möchte ich erleutern, wie man Schritt für Schritt zum papierlosen Büro gelangen kann, angefangen von einfachen Schritten bis hin zu großen Sprüngen.

Passwörter

Ganz zu schweigen davon, dass es ein extremes Sicherheitsrisiko darstellt, Passwörter in analoger Form rund um den Arbeitsplatz zu verstreuen, ist es auch sehr einfach, diese zu verlieren. Doch anstatt Passwörter nur in eine Excel-Datei abzulegen, sollte man lieber Tools wie KeePass nutzen, welche die Verwaltung vieler Passwörter erleichtern und zudem mit einem Master-Passwort verschlüsselt sind. Für mich ist KeePass die aktuell beste Alternative, da man die Daten auf dem eigenen Rechner oder Server liegen hat und nicht auf Dienstleister von außen angewiesen ist.

Zeiterfassung

Auch für die Zeiterfassung gibt es viele Tools, die wesentlich einfacher und oft auch umfangreicher sind als eine Excel-Tabelle. Dies reicht von einfachen und kostenlosen Tools wie Anuko bis hin zu dem Alleskönner QuoJob, welcher jedoch nicht ganz so günstig ist, über den sich allerdings auch die Urlaubstage etc. der einzelnen Mitarbeiter verwalten lassen.

Wiki

Je früher man ein Wiki einführt, umso besser, den schließlich möchte man auch alle Infos finden und dies setzt voraus, dass man auch alte Daten darin aufnimmt. Je nachdem wie lange man bereits analog fährt, kann dies einen großen Zeitaufwand mit sich bringen. Zu dem bekanntesten Vertretern zählt wohl MediaWiki, welches auch von Wikipedia verwendet wird. Wem dies zu umfangreich ist, wird mit Sicherheit auch andere Alternativen finden.

Social-Network

Ein internes Social-Network ist sicherlich nicht für jedes Büro geeignet. Doch gerade um Fluten von E-Mails zu Abstimmungen und Diskussionen zu reduzieren, bietet ein internes Portal oft eine gute Alternative. Wer einen eigenen Webserver betreibt ist hier mit HumHub und den dazugehörigen Erweiterungen für Nachrichten, Kalender, Abstimmungen etc. gut bedient. Eine gute aber kostenpflichtige Alternative bietet beispielsweise Salesforce.

Projektmanagement

Um zu vermeiden das Aufgaben in einer Zettelwirtschaft und dem "Hey-Joe-Prinzip" untergehen, ist es nötig Arbeitsprozesse zu definieren, welche auch strikt eingehalten werden müssen. Dies lässt sich im ersten Schritt sehr leicht durch kostenlose Ticket-Systeme und Bugtracker wie Mantis oder Trello erreichen. Wer hier jedoch an seine Grenzen kommt, sollte lieber zu der kostenpflichtigen Variante Jira wechseln, die zwar sehr komplex ist, den Arbeitsalltag jedoch extrem erleichtern kann.

Dateiverwaltung

Niemand sucht auf dem Fileserver gerne nach Daten und durchforstet dabei weit verzweigte Ordnnerstrukturen, dessen Logik vor vielen Generationen entwickelt und seitdem beibehalten wurde. Einfacher wäre hier der Einsatz von einem DAM. Auch hier stöße man auf viele Anbieter, welche sich diese Dienstleistung aber auch gut bezahlen lassen. Kostenlose Alternativen kommen hier eher für kleine Teams in Frage, da hier viele Features nicht implementiert sind. Ein gutes System bietet neben einer Verschlagwortung und Suche allerdings nocht viel mehr. Gerade im Zusammenhang mit Lizenzen kann ein DAM wichtige Dienste leisten und vor Abmahnungen schützen.

Fazit

Wie gesagt, ist der Start in die Welt des papierlosen Büros nicht schwer. Wer jedoch alles digitalisieren will, der hat je nach aktueller Lage, viel Arbeit vor sich. Nur zu gut lässt sich nachvollziehen, dass dieser Wandel nicht bei jedem sofort ein Lächeln aufs Gesicher zaubert. Doch eins sollte allen klar sein: das papierloses Büro bringt, wenn es erst einmal läuft, eine große Erleichterung.

Falls auch ihr diesen Wechsel durchzogen habt, würde ich mich über eure Erfahrungen und Empfehlungen freuen.


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